1. Inleiding
Integriteit is belangrijk voor de Farmaceutische Laboratoria Trenker. Daarom werd een intern meldingskanaal ingevoerd om de werknemers en externe partijen de mogelijkheid te bieden om in alle vertrouwelijkheid inbreuken op het intern beleid en de procedures, op de wetten en de reglementeringen te signaleren. Dit beleid geeft aan hoe, wanneer en door wie een melding kan worden gedaan en hoe deze zal worden afgehandeld.
Het klokkenluidersbeleid is in lijn met de Belgische wetgeving van 28 november 2022 betreffende de bescherming van personen die inbreuken op het recht van de Europese Unie of het nationale recht binnen een juridische entiteit uit de privésector melden.
De bewezen inbreuken op dit beleid en op de interne procedures, de wetten en reglementeringen kunnen worden onderworpen aan sancties conform het arbeidsreglement en de geldende wettelijke bepalingen.
2. Wat kan het voorwerp van een melding uitmaken?
Volgende onderwerpen vallen onder het toepassingsgebied van het klokkenluidersbeleid:
1. Inbreuken op onderstaand juridisch toepassingsveld:
a. Overheidsopdrachten;
b. Financiële diensten, producten en markten, preventie van het witwassen van geld en terrorismefinanciering;
c. Veiligheid van producten en conformiteit van de producten;
d. Veiligheid van het vervoer;
e. Milieubescherming;
f. Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
g. Veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
h. Volksgezondheid;
i. Consumentenbescherming;
j. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerken en informatiesystemen;
k. Bestrijding van belastingontduiking;
l. Bestrijding van sociale fraude.
2. Inbreuken die de financiële belangen van de Europese Unie schaden.
3. Inbreuken met betrekking tot de binnenlandse markt, met inbegrip van de inbreuken op de voorschriften van de Europese Unie op het vlak van concurrentie en overheidssteun.
Bijgevolg dekt het beleid niet de klachten met betrekking tot de tewerkstelling of interpersoonlijke klachten tussen de melder en een andere collega. Voor dergelijke klachten moet u zich respectievelijk wenden tot de hiërarchische lijn, de afdeling human resources, de vertrouwenspersoon wanneer de functie in de organisatie bestaat of tot de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.
3. Wie kan een melding doen?
Een klokkenluider (of melder) is een persoon die informatie verstrekt over inbreuken die hebben plaatsgevonden in een professionele context. De professionele context omvat alle belanghebbenden die een professionele relatie hebben met de Farmaceutische Laboratoria Trenker, waaronder:
- De werknemers;
- De zelfstandigen;
- De leden en personen van de bestuurs-, beheers of supervisieorganen van de Farmaceutische Laboratoria Trenker, alsook de al dan niet betaalde vrijwilligers en stagiaires;
- Elke persoon die werkt onder het toezicht en de leiding van ondernemers, onderaannemers en leveranciers van de Farmaceutische Laboratoria Trenker;
De term “professionele context” omvat trouwens elke professionele samenwerking die formeel werd begonnen of beëindigd. Dit beleid is eveneens van toepassing op potentiële medewerkers, in het geval dat de informatie over inbreuken werd bekomen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen.
4. Indienen van de meldingen
De Farmaceutische Laboratoria Trenker stellen een intern meldingskanaal ter beschikking via de tool GoComply dat op volgend adres toegankelijk is:
https://dashboard.gocomply.be/public/concept/4756?access=IcQRXTtNUsVcoI9ZODpMLw%3d%3d
Wanneer u kennis heeft van een inbreuk of wanneer u er een vermoedt, raden wij u ten stelligste aan ons uw bezorgdheid mee te delen via het hier voorgestelde interne kanaal. De inbreuken kunnen schriftelijk worden gemeld. De meldingen komen terecht bij de meldingsbeheerder.
Tijdens het maken van de melding is het belangrijk dat de melder de toegangslink en zijn/haar ID registreert, aangezien dit de enige manier is om achteraf toegang te krijgen tot de melding en het is de enige manier om te communiceren met de meldingsbeheerder.
De ondernemer moet in de hoedanigheid van organisatie de melder op de hoogte houden over de stand van zaken met betrekking tot de melding. Daarom is het belangrijk dat we hem/haar via het platform kunnen contacteren.
Anonieme meldingen
Hoewel de tool zodanig ontworpen is dat anonieme meldingen mogelijk zijn, hebben de Farmaceutische Laboratoria Trenker het recht er niet op in te gaan. In het geval van een anonieme melding wordt de klokkenluider uitgenodigd om in alle vertrouwelijkheid zijn/haar identiteit aan de meldingsbeheerder mee te delen. Het is belangrijk dat de melder de toegangslink en zijn/haar identificatiecode registreert. Dit is de enige manier om achteraf toegang te krijgen tot de melding en het is de enige manier om te communiceren met de meldingsbeheerder.
Elke melding wordt binnen de gestelde termijn behandeld, ongeacht de ernst ervan. De meldingsbeheerder behoudt zich echter het recht voor om een dossier voorrang te geven boven een ander. De ernst van de gemelde feiten heeft geen enkele invloed op het beschermingsniveau dat de klokkenluider geniet.
5. Inhoud van de melding
Om de melding correct te kunnen evalueren en bestuderen, wordt de klokkenluider uitgenodigd volgende informatie te verschaffen:
- De relatie van de klokkenluider met de Farmaceutische Laboratoria Trenker (bijvoorbeeld, werknemer, leverancier, enz.);
- De naam en de contactgegevens van de klokkenluider;
- De gedetailleerde beschrijving van het incident of de inbreuk, met inbegrip van
- De aard van het incident (wat is er gebeurd)?
- Wanneer heeft het zich voorgedaan (datum en uur indien gekend of periode? )
- Waar heeft het incident zich voorgedaan (op kantoor, enz.)?
- De rol of de betrokkenheid van de klokkenluider in het genoemde incident (bijvoorbeeld getuige, slachtoffer of dader);
- Alle informatie die betrekking heeft op de betrokken personen:
- Eventueel de naam en de contactgegevens van de personen betrokken bij het incident;
- Eventueel de naam en de contactgegevens van de personen die getuigen waren van het incident of die meer informatie hieromtrent hebben;
- Alle informatie over de latere gelijkaardige incidenten of inbreuken, betreffende de persoon/personen vermeld in het verslag.
- Alle bewijsstukken of relevante documenten met betrekking tot de kennisgeving.
Met het dossiernummer en de verificatiecode kan de klokkenluider opnieuw zijn melding raadplegen en eventueel aanvullende informatie geven of documenten downloaden.
6. Verwerking van uw melding
1. De interne meldingsbeheerder ontvangt en behandelt de melding.
2. Van bij de ontvangst van de melding gaat de meldingsbeheerder na of deze past in het toepassingsveld van het huidige klokkenluidersbeleid.
Indien dit niet het geval is, zal de melder hiervan (via het platform) op de hoogte worden gebracht en, in voorkomend geval, zal hij, in functie van de melding, verwezen worden naar de bevoegde dienst in de onderneming of naar externe organismes.
3. Binnen de 7 dagen na de ontvangst van de melding zal de klokkenluider via het platform worden geïnformeerd over de aanvaarding of de weigering van de melding.
In de mate van het mogelijke zal elke communicatie tussen de melder en de meldingsbeheerder gebeuren via het beveiligde platform om de vertrouwelijkheid van de melding te garanderen.
Onderzoek van de melding
4. Wanneer de melding aanvaard wordt, opent de meldingsbeheerder een onderzoek op basis van de inhoud van de melding.
5. Binnen de drie maanden na de aanvaarding van de melding informeert de meldingsbeheerder de klokkenluider via het platform over de voortgang van het onderzoek. De klokkenluider heeft het recht op de hoogte gehouden te worden over de voortgang van het onderzoek. Hij heeft echter niet het recht geïnformeerd te worden over de integrale inhoud van het onderzoek zodat hij de voortgang ervan niet in gevaar brengt. De meldingsbeheerder mag de personen vermeld in de melding of geïdentificeerd in de loop van het onderzoek contacteren indien dit nodig wordt geacht voor het voortzetten van het onderzoek. In dit geval zal altijd rekening worden gehouden met de vertrouwelijkheid van de melding. De meldingsbeheerder zal oordelen of het feit dat deze personen worden gecontacteerd niet schadelijk is voor het onderzoek.
Afsluiten van het onderzoek
6. Na de beëindiging van het onderzoek wordt de klokkenluider op de hoogte gebracht van de resultaten van het onderzoek. De personen die werden gecontacteerd tijdens het onderzoek en die dus kennisgenomen hebben van de melding zullen op de hoogte worden gebracht van de afsluiting van het onderzoek, rekening houdend met de vertrouwelijkheid van de melding.
7. Vertrouwelijkheid van de melding
Als de klokkenluider zijn bezorgdheid uit, wordt de vertrouwelijkheid van de identiteit gegarandeerd in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en regelgeving. De identiteit van de klokkenluider wordt niet bekendgemaakt aan andere personen tenzij aan degenen die bevoegd zijn om meldingen te ontvangen of op te volgen zonder zijn/haar uitdrukkelijke toestemming. Dit geldt ook voor alle andere informatie waaruit de identiteit (in)direct kan worden afgeleid. De identiteit van de klokkenluider mag alleen worden bekendgemaakt als er sprake is van een noodzakelijke en evenredige verplichting die wordt opgelegd door het Europese of nationale recht in het kader van onderzoeken door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures (bijv. met het oog op de bescherming van de rechten op verdediging van de betrokkene in het kader van een strafrechtelijk onderzoek).
Wanneer de ondervraging van iemand die betrokken is bij de melding riskeert de vertrouwelijkheid van de melding in gevaar te brengen, zal de klokkenluider eerst worden gecontacteerd.
8. Bescherming van de melder
De klokkenluider wordt beschermd als hij of zij redelijke gronden had om aan te nemen dat de informatie die over de inbreuken werd gemeld, waar was op het moment van de melding en dat deze informatie binnen het toepassingsgebied van het klokkenluidersbeleid viel. Geen enkele klokkenluider, derde partij die banden heeft met de klokkenluider noch een persoon die de klokkenluider heeft geholpen bij het indienen van een melding zoals gedefinieerd in het toepassingsgebied van dit beleid, mag worden gestraft of gediscrimineerd. Er mogen geen represaillemaatregelen worden genomen tegen degenen die te goeder trouw een overtreding of een vermoeden van een overtreding van de regels melden.
9. Externe meldingen
Het is ten stelligste aan te raden eerst de inbreuken te melden via het interne meldingskanaal van de Farmaceutische Laboratoria Trenker. Zo kan de onderneming de melding onderzoeken en de gepaste maatregelen nemen.
In de Europese Unie heeft een klokkenluider de mogelijkheid om een inbreuk die binnen het toepassingsgebied van de wetgeving valt, extern te melden aan een lokale bevoegde autoriteit die verantwoordelijk is voor het ontvangen en onderzoeken van klokkenluidersmeldingen. Klokkenluiders kunnen zich ook wenden tot de Federale Ombudsman.
Versie van 11/12/2023. De Franse versie is de juridische referentieversie die als bron voor alle vertalingen wordt gebruikt. Nederlandse versie: Vertaalde versie van de Franse versie van 11/12/2023.