1. Introduction
L'intégrité est un élément important pour les Laboratoires Pharmaceutiques Trenker. C'est pour cette raison qu'un canal de signalement interne a été mis en place pour permettre aux employés et aux parties extérieures de signaler en toute confidentialité les infractions aux politiques et procédures internes, aux lois et aux réglementations. Cette politique indique comment, quand et par qui un rapport peut être déposé et comment il sera traité.
La politique de lanceurs d’alerte est conforme à la législation belge du 28 novembre 2022 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union Européenne ou du droit national au sein d'une entité juridique du secteur privé.
Les manquements avérés à cette politique ainsi qu’aux procédures internes, aux lois et aux réglementations pourront faire l’objet de sanctions conformément au règlement de travail et aux dispositions légales en vigueur.
2. Qu’est-ce qui peut faire l’objet d’un signalement ?
Les sujets suivants entrent dans le champ d'application de la politique de lanceurs d’alerte :
1. Infractions relatives aux champs d’application juridique ci-dessous :
a. Marchés publics ;
b. Services, produits et marchés financiers, prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ;
c. Sécurité des produits et conformité des produits ;
d. Sécurité des transports ;
e. Protection de l’environnement ;
f. Radioprotection et sûreté nucléaire ;
g. Sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, santé animale et bien-être des animaux ;
h. La santé publique ;
i. Protection des consommateurs ;
j. Protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et sécurité des réseaux et des systèmes d'information ;
k. Lutte contre la fraude fiscale ;
l. Lutte contre la fraude sociale.
2. Infractions portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union Européenne.
3. Infractions relatives au marché intérieur, y compris les infractions aux règles de l’Union Européenne en matière de concurrence et d’aides d’Etat.
Par conséquent, la politique ne couvre pas les plaintes relatives à l'emploi ou les griefs interpersonnels entre l’auteur du signalement et un autre collègue. Pour ces plaintes, veuillez-vous adresser respectivement à la ligne hiérarchique, au département des ressources humaines, à la personne de confiance si la fonction existe dans l’organisation ou au service externe pour la prévention et la protection au travail.
3. Qui peut faire un signalement ?
Un lanceur d’alerte (ou auteur de signalement) est une personne qui rapporte des informations sur des violations ayant eu lieu dans un contexte professionnel. Le contexte professionnel inclut toutes les parties prenantes qui ont une relation professionnelle avec les Laboratoires Pharmaceutiques Trenker, y compris :
- Les salariés;
- Les travailleurs indépendants;
- Les membres et les personnes appartenant aux organes d'administration, de gestion ou de supervision des Laboratoires Pharmaceutiques Trenker, y compris les bénévoles et les stagiaires rémunérés ou non;
- Toute personne travaillant sous la supervision et la direction d'entrepreneurs, de sous-traitants et de fournisseurs des Laboratoires Pharmaceutiques Trenker ;
Le terme « contexte professionnel » inclut par ailleurs toute coopération professionnelle formellement entamée ou terminée. Cette politique s'applique également aux employés potentiels, dans le cas où des informations sur des violations ont été obtenues au cours de la procédure de recrutement ou d'autres négociations précontractuelles.
4. Soumission des signalements
Les Laboratoires Pharmaceutiques Trenker mettent à disposition un canal de signalement interne via l’outil GoComply a accessible à l’adresse suivante :
https://dashboard.gocomply.be/public/concept/4756?access=IcQRXTtNUsVcoI9ZODpMLw%3d%3d
Si vous avez connaissance d'une infraction ou si vous la soupçonnez, nous vous encourageons vivement à faire part de vos préoccupations par l'intermédiaire de la voie interne proposée ici. Les signalements peuvent être faits par écrit. Les signalements seront reçus par le gestionnaire de signalement.
Lors de l'établissement du signalement, il est important que l’auteur du signalement enregistre le lien d’accès et son identifiant, car c'est le seul moyen d'accéder au signalement par la suite et le seul moyen de communiquer avec le gestionnaire du signalement.
En tant qu'organisation, l’entreprise est tenue de fournir un retour d'information à l’auteur du signalement sur l'état d'avancement du signalement. Pour ce faire, il est important que nous puissions le contacter via la plateforme.
Signalements anonymes
Bien que la conception de l’outil permette de procéder à des signalements anonymes, les Laboratoires Pharmaceutiques Trenker sont en droit de ne pas les accepter. Dans le cas d'un signalement anonyme, le lanceur d’alerte sera invité à communiquer en toute confidentialité son identité au gestionnaire de signalement. Il est important que l’auteur du signalement enregistre le lien d’accès et son identifiant. C'est le seul moyen d'accéder au signalement par la suite et le seul moyen de communiquer avec le gestionnaire du signalement.
Chaque signalement sera traité dans le délai imparti, peu importe son degré de gravité. Le gestionnaire du signalement se réservant cependant le droit de prioritiser un dossier plutôt qu’un autre. Le degré de gravité des faits signalés n’influence en aucun cas le niveau de protection dont bénéficie le lanceur d’alerte.
5. Contenu du signalement
Afin d'évaluer et d'étudier correctement le signalement, le lanceur d’alerte est invité à fournir les informations suivantes :
- La relation du lanceur d’alerte avec les Laboratoires Pharmaceutiques Trenker (par exemple, employé, fournisseur, ...) ;
- Le nom et les coordonnées du lanceur d’alerte ;
- Description détaillée de l'incident ou de la violation, y compris
- La nature de l'incident (ce qui s'est passé) ?
- Quand cela s'est-il produit (date et heure si disponibles ou période) ?
- Où l'incident s'est-il produit (au bureau, ...) ?
- Le rôle ou l'implication du lanceur d’alerte dans l'incident cité (par exemple, témoin, victime ou auteur) ;
- Toute information relative aux personnes impliquées :
- Éventuellement le nom et les coordonnées des personnes impliquées dans l’incident ;
- Éventuellement le nom et les coordonnées des personnes qui ont été témoins de l'incident ou qui disposent de plus d'informations à ce sujet ;
- • Toute information sur des incidents ou infractions antérieurs similaires concernant la ou les personnes mentionnées dans le rapport.
- • Tout document justificatif ou utile relatif à la notification.
Grâce au numéro de dossier et au code de vérification, le lanceur d’alerte peut consulter à nouveau à nouveau son signalement et éventuellement fournir des informations complémentaires ou télécharger des documents.
6. Traitement de votre signalement
1. Le signalement est reçu et traité par le gestionnaire de signalement interne.
2. Dès réception du signalement, le gestionnaire de signalement vérifiera si celui-ci entre dans le champ d'application de la présente politique de lanceurs d’alerte.
Si ce n'est pas le cas, l'auteur du signalement en sera informé (par la plateforme) et, le cas échéant, en fonction du signalement, il sera orienté vers le service compétent au sein de la société ou vers des organismes externes.
3. Dans les 7 jours suivant la réception du signalement, le lanceur d’alerte sera informé de l'acceptation ou du refus du signalement par la plateforme.
Dans la mesure du possible, toute communication entre l’auteur du signalement et le gestionnaire du signalement s'effectuera par l'intermédiaire de la plateforme sécurisée afin de garantir la confidentialité du signalement.
Examen du signalement
4. Lorsque le signalement est accepté, le gestionnaire du signalement ouvre une enquête sur la base du contenu du signalement.
5. Dans les trois mois suivant l'acceptation du signalement, le gestionnaire du signalement informera le lanceur d’alerte de l'état d'avancement de l'enquête via la plateforme. Le lanceur d’alerte a le droit d'être tenu informé de l'état d'avancement de l'enquête. Toutefois, il n'a pas le droit d'être informé du contenu intégral de l'enquête afin de ne pas nuire à l'avancement de l'enquête. Les personnes citées dans le signalement ou identifiées au cours de l'enquête peuvent être contactées par le gestionnaire du signalement si cela est jugé nécessaire pour la poursuite de l'enquête. Dans ce cas, la confidentialité du signalement sera toujours prise en compte. Le gestionnaire du signalement évaluera également si le fait de contacter ces personnes ne risque pas de nuire à l'enquête.
Clôture de l'enquête
6. Lorsque l'enquête est terminée, le lanceur d’alerte est informé des résultats de l'enquête. Les personnes qui ont été contactées au cours de l'enquête et qui ont donc eu connaissance du signalement seront informées de la clôture de l'enquête en tenant compte de la confidentialité du signalement.
7. Confidentialité du signalement
Si le lanceur d’alerte soulève une préoccupation, la confidentialité de l'identité sera garantie conformément aux lois et règlements applicables. L'identité du lanceur d’alerte ne sera pas divulguée à des personnes autres que celles autorisées à recevoir ou à suivre les signalements sans son consentement exprès. Ceci s'applique également à toute autre information à partir de laquelle l'identité peut être (in)directement déduite. L'identité de l’auteur du signalement ne peut être divulguée que s'il existe une obligation nécessaire et proportionnée, imposée par la législation européenne ou nationale dans le cadre d'enquêtes menées par les autorités nationales ou de procédures judiciaires (par exemple, dans le but de protéger les droits de la défense de la personne concernée dans le cadre d'une enquête judiciaire).
Si le fait d'interroger une personne impliquée dans le signalement risque de compromettre la confidentialité du signalement, alors le lanceur d’alerte sera d’abord contacté.
8. Protection de l’auteur du signalement
Le lanceur d’alerte bénéficie d'une protection s'il avait des motifs raisonnables de croire que les informations rapportées sur les infractions étaient vraies au moment du signalement et que ces informations entraient dans le champ d'application de la politique de lanceurs d’alerte. Aucun lanceur d’alerte, aucun tiers associé au lanceur d’alerte ni aucune personne ayant aidé le lanceur d’alerte à déposer un signalement tel que défini dans le champ d'application de cette politique ne peut être pénalisé ou faire l'objet d'une action discriminatoire. Aucune mesure de rétorsion ne peut être prise à l'encontre de ceux qui, de bonne foi, signalent une infraction ou une suspicion d'infraction aux règles.
9. Signalements externes
Il est fortement recommandé de commencer par signaler les infractions par le canal de signalement interne des Laboratoires Pharmaceutiques Trenker. Cela permet à la société d'enquêter sur le signalement et de prendre les mesures appropriées.
Au sein de l'Union Européenne, un lanceur d’alerte a la possibilité de signaler en externe une infraction relevant du champ d'application de la législation à une autorité compétente locale chargée de recevoir et d'examiner les signalements des lanceurs d’alerte. Les lanceurs d’alerte peuvent également s'adresser au médiateur fédéral.
Version du 11/12/2023. La version francophone est la version de référence légale servant de source à toutes traductions.